الموظفون
تحتفظ وحدة الموظف بالهيكل التنظيمي لمؤسستك وبموظفيها. كل ما عداها في LanaTime (الأجهزة والحضور وكشف الرواتب) يرجع إلى الموظفين المحفوظين هنا.
الأقسام
الغرض: شجرة الأقسام. كل موظف ينتمي إلى قسم واحد. المعتمِدون وصلاحيات المستخدمين (تفويض القسم) وكثير من التقارير تتبع هذه الشجرة.
الفتح: الموظف › القسم
إضافة قسم
- اختر أضف (أو + › Department في الشريط العلوي).
- اكتب رقم القسم، مثل
410، واختر مراجعة.«متاح» يعني أنه يمكنك استخدام الرقم؛ و«موجود مسبقا» يعني اختر رقمًا آخر. - اكتب اسم القسم، مثل المستودع.
- افتح القسم الأم واختر القسم الذي يتبعه (مثل العمليات). اتركه فارغًا لقسم في المستوى الأعلى.
- اختر حسنا (أو حفظ وفتح جديد لإضافة قسم آخر).يظهر القسم في القائمة وفي الشجرة تحت القسم الأم.
إجراءات أخرى للأقسام
| الزر | وظيفته |
|---|---|
| عين معتمد | اختيار الشخص الذي يوافق على الطلبات (الإجازة، والبصمة اليدوية، والعمل الخارجي، وتعديل الجدول) للأقسام المحددة. حدّد الأقسام أولًا. |
| حدد القسم | ينقل موظفين تختارهم إلى قسم، باستخدام أداة اختيار الموظفين. |
| استيراد | ينشئ أقسامًا من ملف Excel بصيغة .xlsx، وفق مثال القالب الظاهر في نافذة الاستيراد. |
| تصدير، سجل، حذف | كما في كل القوائم (العمل مع القوائم). القسم الذي ما زالت فيه أقسام فرعية أو وظائف أو موظفون لا يمكن حذفه؛ انقلهم أولًا. |
الوظائف
الغرض: المسميات الوظيفية. الوظيفة اختيارية في سجل الموظف لكنها تظهر في التقارير وفي تقرير كشف الرواتب.
الفتح: الموظف › الوظيفة
أضف وظيفة بإدخال رقم الوظيفة والوظيفة واختياريًا الوظيفة الأم. زر عين وظيفة يعطي وظيفة لعدة موظفين دفعة واحدة؛ واستيراد يحمّل الوظائف من ملف .xlsx.
الموظفون
الغرض: سجل واحد لكل شخص يسجّل LanaTime حضوره.
الفتح: الموظف › الموظف
إضافة موظف
- اختر أضف في قائمة الموظفين (أو + › Personnel).
- في ملف الموظف، اكتب معرف الجهاز: الرقم الذي سيستخدمه الشخص على الجهاز. اختر مراجعة تحت رقم الموظف للتأكد من أن الرقم غير مستخدم.
- اختر القسم (مطلوب)، واملأ الاسم والحقول الأخرى أدناه.
- اختر نوبة العمل وقاعدة الموظف ومجموعة هوليداي (مجموعة العطلات) ليمكن حساب الحضور.
- افتح إعدادات الحضور واختر المنطقة التي يستخدم الشخص أجهزتها.
- اختر حسنا.يظهر الموظف في القائمة. لكي يستخدم الأجهزة أرسله إليها (إرسال الموظف إلى الجهاز).
ملف الموظف
| الحقل | المعنى والأثر |
|---|---|
| معرف الجهاز * | الرقم على جهاز الحضور. عندما يكون الإعداد الرئيسي رقم الأفراد ومعرف الجهاز متماثلان على «نعم» يتبعه رقم الموظف. |
| رقم الموظف | رقم الموظف المستخدم في كل LanaTime وفي التقارير. يسجّل الموظف الدخول به. |
| القسم * | القسم الذي ينتمي إليه الشخص. يحدد المعتمِد ومن يمكنه رؤية الشخص. |
| الوظيفة | المسمى الوظيفي (اختياري). |
| الاسم الأول، الكنية، اسم الأب، اسم الأم | الأسماء كما تظهر في القوائم والتقارير. «الكنية» هنا تعني اسم العائلة. |
| كلمة المرور | كلمة المرور المخزّنة على الجهاز لهذا الشخص (للأجهزة التي تسمح بالبصم بكلمة مرور). |
| كلمة المرور الشخصية | كلمة مرور الموظف لتسجيل الدخول من الموظف الذاتي ولتطبيق الجوال. يقترح النموذج 123456؛ ويُلزم LanaTime الموظف بتغيير كلمة ضعيفة كهذه عند أول دخول من الويب. |
| تاريخ التوظيف | تاريخ الالتحاق. |
| تاريخ بدء الحضور | يُحتسب الحضور من هذا التاريخ. الأيام قبله لا نتيجة حضور لها. |
| نوع التوظيف / النوع | موظف أو مقاول؛ دائم أو مؤقت. |
| شركة | الشركة التي ينتمي إليها الشخص (في التثبيتات متعددة الشركات). |
| نوبة العمل | نوبة العمل الافتراضية للشخص. يمكنك أيضًا إعطاء نوبات العمل لاحقًا بالجدول أو بتعيين نوبة العمل. |
| فترة الدفع | شهري أو أسبوعي أو يومي (يستخدمها كشف الرواتب). |
| صورة الملف الشخصي، صورة الجهاز | صور؛ توصي الصفحة بمقاس 120 × 140 نقطة. يمكن إرسال صورة الجهاز إلى أجهزة التعرف على الوجه. |
| النوع (الجنس)، فصيلة الدم | بيانات شخصية. يحدد الجنس أيضًا أنواع الإجازات المطبقة (يمكن قصر نوع إجازة على الإناث أو الذكور). |
| رقم البطاقة | رقم بطاقة الدخول، لأجهزة البطاقات. |
| قاعدة الموظف | قاعدة الحضور المطبقة (Default ما لم تختر غيرها). |
| مجموعة هوليداي | مجموعة العطلات المطبقة. اختيار «لا شيء» يعني العطلات غير المقصورة على مجموعة فقط. |
الأقسام الأخرى من النموذج
| القسم | الحقول |
|---|---|
| تفاصيل الموظف | عنوان العمل، هاتف المكتب، تاريخ الميلاد، عنوان المنزل، هاتف المنزل، رقم الهوية، الكود البريدي، هاتف محمول، البريد الإلكتروني. يُستخدم البريد الإلكتروني ورقم الجوال للتنبيهات. |
| تنبيه انتهاء الصلاحية | لكل وثيقة معرّفة في إعداد الوثيقة: تاريخ الانتهاء (تنتهي الصلاحية في) وعدد الأيام قبله التي يُرسل فيها تنبيه بالبريد. |
| إعدادات الحضور | المنطقة: الأجهزة التي يستخدمها الشخص. تمكين وظيفة الحضور: نعم (الافتراضي) أو لا. ميزة الجهاز: موظف، أو أمين السجل، أو مسؤول النظام، أو المسؤول الأكبر على الجهاز (من يمكنه فتح قائمة الجهاز). |
| إعداد تطبيق الجوال | حالة التطبيق تمكين/تعطيل، وإصدار التطبيق Lite أو Pro، ودور التطبيق موظف أو مسؤول، والمصادقة تمكين/تعطيل. راجع تطبيق الجوال. |
القيمة «تمكين وظيفة الحضور = لا» تُخزَّن في سجل الموظف، لكن لم يتمكن هذا الدليل من تأكيد الشاشات التي تستبعد الشخص بسببها. اختبرها على موظف واحد قبل الاعتماد عليها.
استيراد عدد كبير من الموظفين
- في قائمة الموظفين اختر استيراد.
- اطّلع على مثال استيراد نموذج في النافذة وجهّز ملف Excel بصيغة
.xlsxبالأعمدة نفسها. يجب أن تكون الأقسام المستخدمة في الملف موجودة مسبقًا. - اختر الملف. حدّد قص اسم الموظف لإزالة المسافات قبل الأسماء وبعدها.
- اختر حسنا.يظهر الأشخاص المستوردون في القائمة. راجع بعض السجلات قبل إرسالهم إلى الأجهزة.
احفظ الملف بصيغة «مصنف Excel (*.xlsx)». الملفات ذات الامتدادات الأخرى، والملفات التي ليست جداول بيانات حقيقية، تُرفض.
إجراءات أخرى للموظفين
| الزر | وظيفته |
|---|---|
| تعديل القسم | ينقل الموظفين المحددين إلى قسم آخر (معدلة حسب القسم). |
| ضبط المنطقة | يغيّر منطقة الموظفين المحددين. حدّد الموظفين أولًا؛ فالصفحة تحتاج إلى اختيار. |
| الاستقالة | يسجّل استقالة الموظفين المحددين (انظر أدناه). |
| الموظفون المؤرشفون | الموظفون السابقون. في بيئة الاختبار فتحت هذه الصفحة لوحة التحكم بدلًا منها، حتى لمستخدم بصلاحيات كاملة؛ راجع حل المشكلات. |
| استيراد، تصدير، سجل، حذف | كما في كل القوائم. |
الاستقالة (الموظفون المغادرون)
الغرض: تسجيل آخر يوم والسبب، وإيقاف الحضور بعد ذلك اليوم.
الفتح: الموظف › الاستقالة › أضف، أو زر الاستقالة في قائمة الموظفين.
| الحقل | المعنى |
|---|---|
| الموظف * | الموظف المغادر. |
| تاريخ الاستقالة * | آخر يوم. يُحسب الحضور حتى هذا التاريخ. |
| نوع الاستقالة | إنهاء، مفصول، استقالة، نقل، أو الاحتفاظ بالوظيفة بدون راتب. |
| السبب | نص حر. |
| نوع أداة العودة، الزي الرسمي للعودة، بطاقة العودة | نعم أو لا: ما أعاده الشخص (الأدوات، والزي الرسمي، والبطاقة). أسماء هذه الحقول في الواجهة العربية ترجمات حرفية لـ «Return …» بمعنى «إعادة». |
| قائمة المحظورين | «نعم» تعني أن الشخص لا يُعاد توظيفه. |
| تعطيل الحضور | محدد افتراضيًا: يتوقف الحضور بعد تاريخ الاستقالة. |
في قائمة الاستقالات، زر استعادة يعيد الشخص، وتعطيل وظيفة الحضور يوقف الحضور للأشخاص المحددين.
ظهور المستقيلين في صفحات الحضور والتقارير يُضبط في القاعدة (قسم الموظفين المستقيلين في القاعدة). افتراضيًا لا يظهرون. احسب الشهر الأخير للمغادر قبل تسجيل الاستقالة إذا كانت إعداداتك تخفيهم.
بطاقات الدخول
الفتح: الموظف › إٍصدار بطاقة
- إٍصدار بطاقة: اختر شخصًا واحدًا واكتب رقم البطاقة.
- دفعة بطاقة: إعطاء بطاقات لمجموعة من الأشخاص. أدخل بداية رقم الموظف وإنهاء رقم الموظف؛ فتعرض الصفحة الأشخاص الذين ليست لهم بطاقة. اختر طريقة إصدار البطاقة وأدخل أرقام البطاقات أو اقرأها (رقم البطاقة المدخلة)؛ وتظهر البطاقات الصادرة تحت البطاقات المصدرة.
- إعادة معالجة بطاقة: استرجاع بطاقة من شخص (مثل بطاقة مفقودة).
إعداد الوثيقة
الغرض: قائمة الوثائق التي تتابعها للموظفين (جواز السفر، والتأشيرة، وتصريح العمل، والرخصة …)، ليحذّر LanaTime قبل انتهائها.
الفتح: الموظف › إعداد الوثيقة. أضف كل وثيقة برقم واسم الوثيقة. ثم أدخل تواريخ انتهاء كل موظف في قسم تنبيه انتهاء الصلاحية في سجله. تُرسل التنبيهات بالبريد الإلكتروني عند إعداد التنبيهات (التنبيهات؛ الحدث Document expiring).
أخطاء شائعة
- معرف جهاز خاطئ. يرسل الجهاز البصمات برقم المستخدم الخاص به. إذا اختلف عن معرف الجهاز في سجل الموظف فلن تصل البصمات إلى هذا الموظف. راجع بصمة واحدة في الحضور › المعاملات بعد إضافة شخص.
- لا نوبة عمل ولا جدول. عندئذ ليس للشخص أيام عمل (ما لم يكن الجدول الزمني التلقائي مفعلًا)، فلا تُظهر التقارير تأخيرًا ولا غيابًا. أعطه نوبة عمل في السجل أو بجدول.
- تاريخ بدء الحضور في المستقبل. لا تُحسب نتائج قبل ذلك التاريخ.
- الحذف بدل الاستقالة. استخدم الاستقالة للمغادرين: فهي تحتفظ بتاريخ الشخص وتسجل سبب مغادرته ووقتها. لا تحذف إلا السجلات المنشأة خطأً؛ فالشخص المحذوف يختفي من القوائم والتقارير.
ذو صلة: الأجهزة (إرسال الموظفين إلى الأجهزة) · الجداول الزمنية ونوبات العمل والقواعد · إعدادات الرواتب لكل موظف