الإجازات والطلبات والموافقات
الإجازات والبصمات المنسية وتعديلات الجدول والعمل خارج المكتب تمر كلها بالدورة نفسها: يقدّم شخص طلبًا، ويقرر المعتمِد، ثم يستخدم الحساب التالي الطلب المعتمد.
دورة الطلب
- التقديم. يرسل الموظف الطلب من صفحاته الخاصة أو من تطبيق الجوال، أو يُدخله موظف الموارد البشرية نيابة عنه في صفحة الموافقة بزر أضف.الحالة: قيد الانتظار.
- التوجيه. يذهب الطلب إلى معتمِد قسم الموظف (الموظف › القسم › عين معتمد). إذا لم يكن للقسم معتمِد يعتمده مستخدم النظام.
- القرار. يحدد المعتمِد الطلب، ويختار اعتماد، ثم يختار تم التدقيق بواسطة (موافقة) أو رفض.الحالة: تمت الموافقة عليه من قبل (مع اسم المعتمِد) أو رفض.
- الاستخدام. في المرة التالية التي يُحسب فيها الحضور لذلك الشخص والتاريخ يُطبَّق الطلب المعتمد. إذا كانت التواريخ محسوبة سابقًا فاختر احسب مجددًا (متى تعيد الحساب).
- التراجع عند الحاجة. زر إلغاء التدقيق يسحب القرار.الحالة: إلغاء - فسخ. احسب مجددًا لكي يصل التغيير إلى التقارير.
| الحالة | المعنى | هل تُحتسب في الحضور؟ |
|---|---|---|
| قيد الانتظار | بانتظار المعتمِد. | لا |
| تمت الموافقة عليه من قبل … | موافق عليه؛ والاسم يبيّن من وافق. | نعم، بعد الحساب |
| رفض | مرفوض. | لا |
| إلغاء - فسخ | سُحبت موافقة أو رفض سابق بزر إلغاء التدقيق. | لا |
عند إعداد التنبيهات يستطيع LanaTime إبلاغ المعتمِد بكل طلب جديد وإبلاغ الموظف بالقرار (أحداث طلب الإجازة والموافقة عليها ورفضها، ومثلها لطلبات البصمة اليدوية والعمل الخارجي وتعديل الجدول). راجع التنبيهات.
صفحات الموافقات
اسم بعض هذه الصفحات في الواجهة العربية ترجمة حرفية: «لكمة» تعني هنا «بصمة» (Punch).
| القائمة | الطلب | الأعمدة الرئيسية |
|---|---|---|
| موافقات › طلب إجازة | الإجازة | رقم الشخص، الاسم، تاريخ الإجازة، المدة، الإجازة، السبب، نوع الإجازة، وقت التقديم، الحالة، معتمد، ملاحظات، الوقت المعتمد |
| موافقات › لكمة يدوية | بصمة مضافة يدويًا | رقم الموظف، الاسم الأول، وقت التسجيل، الحالة (دخول، خروج …)، السبب، حالة الموافقة، معتمد |
| موافقات › تعديل الجدول | تغيير الجدول الزمني في تاريخ | التاريخ، الجدول السابق، جدول جديد، ملاحظات، وقت التقديم، حالة الموافقة، معتمد |
| موافقات › الموقع لكمة | بصمات من تطبيق الجوال (بصمة الموقع) | وقت التسجيل، الحالة، حالة الموافقة، معتمد، الموقع، صورة السيلفي في الموقع |
| موافقات › طلب خارجي | العمل خارج المكتب | تاريخ ووقت البدء والانتهاء، نوع العمل الخارجي، السبب، الموقع، حالة الموافقة، معتمد |
بعض عناوين الأعمدة في الواجهة العربية ترجمات حرفية، مثل «تاريخ مغادرة» لتاريخ الإجازة و«طبق الوقت» لوقت التقديم و«موقعك» للموقع؛ وصفناها هنا بمعناها.
الموافقة على الطلبات أو رفضها
- افتح صفحة الموافقة، مثل الحضور › موافقات › طلب إجازة.
- ضيّق القائمة إذا كانت طويلة: رقم الموظف، والاسم، والتواريخ، ونوع الإجازة، ثم بحث.
- حدّد الطلبات.
- اختر اعتماد. يُفتح نموذج.
- اختر حالة المراجعة: تم التدقيق بواسطة للموافقة، أو رفض. اكتب سبب التدقيق إن أردت توضيح القرار، ثم اختر حسنا.يتغير عمود الحالة إلى «تمت الموافقة عليه من قبل …» أو «رفض»، مع اسمك والوقت.
يستطيع المعتمِدون الذين لهم دور المسؤول في تطبيق الجوال الموافقة على الطلبات ورفضها وإلغاءها من التطبيق أيضًا (دليل تطبيق الجوال 2021).
إدخال إجازة لموظف
- في الحضور › موافقات › طلب إجازة اختر أضف.
- اختر الموظفين بأداة الاختيار (الطريقة).
- اختر يوم كامل أو نصف يوم أو ساعة. لنصف اليوم اختر Leave Hour (بالإنجليزية): First Half (النصف الأول) أو Second Half (النصف الثاني).
- اضبط تاريخ البدء وتاريخ النهاية. تُملأ المدة تلقائيًا.
- اختر نوع الإجازة واكتب سبب الإجازة.
- اختر حسنا.يظهر طلب لكل شخص في القائمة.
كيف تؤثر الإجازة في الحضور
- لا تُستخدم إلا الإجازة المعتمدة.
- تُطبَّق الإجازة على أيام العمل فقط: عطلات نهاية الأسبوع والعطلات داخل فترة الإجازة تبقى كما هي (ما لم يكن لنوع الإجازة خيار احتساب عطلة نهاية الأسبوع إجازة).
- إذا كان لليوم الواحد عدة سجلات إجازة فلا يُستخدم إلا الأول. تجنّب الإجازات المتداخلة.
- يُظهر اليوم رمز نوع الإجازة في التقرير (مثل
AL).
البصمة اليدوية (البصمة المنسية)
استخدم البصمة اليدوية عندما ينسى شخص البصم أو يتعطل الجهاز. في الحضور › موافقات › لكمة يدوية اختر أضف لكمة يدوية، واختر الأشخاص، ثم أدخل تاريخ لكمة ووقت التسجيل والحالة (الدخول، الخروج، وقت الراحة خارج، وقت الراحة في) وسبب التسجيل. بعد الموافقة تُستخدم البصمة مثل بصمة الجهاز.
أدخل الوقت المحلي كما كان سيظهر على الجهاز. الحالة الخاطئة (خروج بدل دخول) قد تجعل اليوم يبدو بلا دخول.
تعديل الجدول
يطلب الموظفون جدولًا زمنيًا مختلفًا لتاريخ ما من صفحة طلب جدولة أو من تطبيق الجوال. تعرض قائمة الموافقة الجدول السابق والجدول الجديد. وافق أو ارفض كما سبق.
بصمات الموقع
البصمات من تطبيق الجوال تحمل الموقع، وصورة سيلفي عند اشتراطها. وافق عليها في الحضور › موافقات › الموقع لكمة؛ تعرض القائمة الموقع والصورة للتحقق. حيث يوجد سياج جغرافي، يقصر التطبيق البصم على تلك الأماكن (السياج الجغرافي).
طلبات العمل الخارجي
للعمل خارج المكتب. زر أضف: اختر الأشخاص، وتاريخ البدء ووقت البدء، وتاريخ النهاية ووقت الانتهاء، ونوع في الهواء الطلق (نوع العمل الخارجي، مثل Inspection أو Meeting أو Training)، والموقع.
أخطاء شائعة
- معتمد لكنه غير ظاهر في التقرير. حُسبت التواريخ قبل الموافقة. شغّل احسب مجددًا لهؤلاء الأشخاص والتواريخ.
- الطلب لا يصل إلى المعتمِد. ليس للقسم معتمِد (عين معتمد)، أو التنبيهات متوقفة.
- الإجازة في عطلة نهاية الأسبوع تظهر عطلة نهاية أسبوع. هذا متوقع: الإجازة تُطبَّق على أيام العمل فقط.
- وافقت على الشخص الخطأ. استخدم إلغاء التدقيق، ثم وافق أو ارفض مجددًا، وأعد الحساب.
ذو صلة: الخدمة الذاتية للموظف · كيف يُحسب الحضور · الإجازة لا تظهر