الإعداد لأول مرة
أعِدّ LanaTime بهذا الترتيب. كل خطوة تستخدم ما أنشأته الخطوات السابقة: الموظف يحتاج إلى قسم، ونوبة العمل تحتاج إلى جداول زمنية، والجدول يحتاج إلى الاثنين. اتباع الترتيب يعني أنك لن تضطر إلى الرجوع لملء حقل تخطيته.
علامات الإنجاز محفوظة في هذا المتصفح فقط.
أعِدّ قسمًا واحدًا بموظفَين أو ثلاثة، ودعهم يبصمون بضعة أيام، ثم راجع تقرير الحضور (الخطوة 15). عندما تصبح الأرقام صحيحة أضف الباقين. تصحيح قاعدة لثلاثة أشخاص أسهل من تصحيحها لثلاثمئة.
1. بيانات الشركة
لماذا: يظهر اسم الشركة وشعارها في التقارير والتنبيهات.
أين: نظام › إعداد الشركة
| الحقل | ما تُدخله |
|---|---|
| اسم الشركة | اسم مؤسستك كما يجب أن يظهر في التقارير. |
| عنوان، البريد الإلكتروني، رقم الهاتف، الجنسية | بيانات الاتصال التي تظهر في التقارير. |
| الشعار (Logo) | اختر تصفح ثم صورة. توصي الصفحة بمقاس 200 × 75 نقطة. |
| أظهر في التقرير | هل تُطبع بيانات الشركة في التقارير. |
| حظر تسجيل دخول الموظف | عند تحديده لا يستطيع الموظفون تسجيل الدخول من تبويب الموظف الذاتي في الموقع. لا يتأثر المستخدمون الإداريون. |
الحفظ: اختر حسنا. التحقق: افتح الصفحة مجددًا؛ ستظهر قيمك.
2. الإعدادات الرئيسية
لماذا: هذه المفاتيح تغيّر طريقة تعامل LanaTime مع البصمات وأرقام الموظفين في كل مكان. قرّرها قبل إضافة الموظفين.
أين: نظام › الإعدادات الرئيسية
| الإعداد | أثره |
|---|---|
| تم تحديث حد الإجازة السنوية بتاريخ | الشهر واليوم اللذان تبدأ فيهما حدود الإجازة السنوية من جديد. |
| الفرق الأدنى بين اثنين من اللكمات | الغرض منه اعتبار البصمات المتقاربة أكثر من هذه المدة بصمة واحدة (البصمة المكررة). غير متحقق منه: القيمة تُحفظ، لكن لا توجد شيفرة في تطبيق الويب تقرؤها؛ والأرجح أن خدمة الأجهزة المنفصلة تطبّقها. |
| رقم الأفراد ومعرف الجهاز متماثلان | نعم: رقم الموظف هو الرقم المخزّن في الجهاز. لا: يمكن أن يختلفا. قرّر قبل إضافة الموظفين. |
| الجدول الزمني التلقائي | مفعل: للموظفين الذين ليس لهم جدول، يختار LanaTime الجدول الزمني الذي تقع أول بصمة في اليوم ضمن نافذة الدخول الخاصة به. |
| منفذ صيانة الجهاز | منفذ خدمة أجهزة LanaTime (الموقع الذي تتصل به الأجهزة). أوامر صيانة الجهاز في صفحة إدارة الجهاز تُرسل عبره، فيجب أن يطابق المنفذ الذي تعمل عليه تلك الخدمة. |
| الحساب بالثواني (Calculation including seconds) | لا: تُهمل الثواني عند مقارنة البصمات بالجدول الزمني. |
3. الأدوار والمستخدمون
لماذا: كل شخص يعمل في LanaTime يحتاج إلى مستخدم خاص به، والدور يحدد ما يمكنه فتحه وتغييره.
أين: نظام › دور ثم نظام › مستخدم
- افتح نظام › دور، واختر أضف، واكتب اسم الدور مثل موظف موارد بشرية.
- في التبويبات الموظف وجهاز والحضور وكشف الرواتب ونظام، حدّد الصفحات والإجراءات المسموحة لهذا الدور (مثل القسم › أضف، تصدير، تعديل، حذف). لاحظ أن شجرة الصلاحيات تظهر بالإنجليزية. اختر حسنا.
- افتح نظام › مستخدم، واختر أضف، وأدخل اسم المستخدم وكلمة المرور والأسماء والبريد الإلكتروني، واختر دور.
- اختياري: قصر المستخدم على بعض الأقسام (تفويض القسم) أو المناطق (تفويض المنطقة). إن لم تختر شيئًا يرى المستخدم جميع الأقسام والمناطق.
- اختر حسنا.يظهر المستخدم في القائمة ويستطيع تسجيل الدخول من تبويب تسجيل دخول المستخدم.
التفاصيل الكاملة: المستخدمون والأدوار والصلاحيات.
4. الأقسام والوظائف
لماذا: كل موظف ينتمي إلى قسم؛ والتقارير والمعتمِدون وصلاحيات المستخدمين تتبع شجرة الأقسام.
أين: الموظف › القسم والموظف › الوظيفة
- اختر أضف. أدخل رقم القسم واختر مراجعة للتأكد من أنه غير مستخدم.
- أدخل اسم القسم واختر القسم الأم (اتركه فارغًا لقسم في المستوى الأعلى).
- اختر حفظ وفتح جديد للقسم التالي، أو حسنا عند الانتهاء.تعرض الشجرة بجانب قائمة الأقسام الهيكل الذي أنشأته.
- أضف المسميات الوظيفية من الموظف › الوظيفة بالطريقة نفسها (رقم الوظيفة، الوظيفة، الوظيفة الأم).
لإضافة أقسام كثيرة دفعة واحدة: استخدم استيراد في قائمة الأقسام (ملفات Excel بصيغة .xlsx فقط؛ وتعرض نافذة الاستيراد قالبًا). راجع الأقسام.
5. المناطق
لماذا: المنطقة تجمع الأجهزة، وغالبًا تمثل موقعًا أو مبنى واحدًا. يُربط الموظفون بالمناطق لتُرسل بياناتهم إلى الأجهزة الصحيحة.
أين: جهاز › المنطقة
اختر أضف، وأدخل كود المنطقة واسم المنطقة، واختياريًا المنطقة الأم وملاحظات، ثم اختر حسنا. يحتوي التثبيت الجديد مسبقًا على المنطقة Default Area.
6. الأجهزة
لماذا: الأجهزة هي التي ترسل البصمات. يجب تسجيلها في LanaTime وتوجيهها إلى خادمك.
أين: جهاز › إدارة الجهاز
- اختر أضف. أدخل اسم الجهاز (مثل المدخل الرئيسي) والرقم التسلسلي تمامًا كما يظهر على الجهاز.
- تحقق من رقم المنفذ (الافتراضي
4370)، واختر المنطقة والمنطقة الزمنية للجهاز، واترك رفع بيانات الوقت الفعلي محددًا، ثم اختر حسنا. - على الجهاز نفسه، اضبط عنوان الخادم والمنفذ (إعدادات ADMS / الخادم السحابي). راجع ربط جهاز بـ LanaTime.عند اتصال الجهاز تظهر حالته وطرازه وإصدار برنامجه وأعداده في القائمة.
عدد الأجهزة الذي يمكنك إضافته محدود بالترخيص. صفحة نظام › About تعرض العدد المرخّص والمستخدم.
7. الجداول الزمنية
لماذا: الجدول الزمني فترة عمل واحدة: متى يبدأ العمل وينتهي، ومتى يُقبل الدخول والخروج. نوبات العمل تُبنى من الجداول الزمنية.
أين: الحضور › الجدول الزمني
مثال ليوم مكتبي من 09:00 إلى 18:00: وقت بدء الدخول 08:00، الدخول 09:00، وقت نهاية الدخول 10:00، وقت بدء الخروج 17:00، الخروج 18:00، وقت نهاية الخروج 19:00 (وهي القيم التي يقترحها النموذج). الشرح حقلًا بحقل: إنشاء جدول زمني.
8. نوبات العمل
لماذا: نوبة العمل تكرر الجداول الزمنية على دورة (مثل أسبوع: من الإثنين إلى الجمعة على جدول المكتب).
أين: الحضور › نوبة عمل. راجع إنشاء نوبة عمل.
9. قواعد الحضور
لماذا: القاعدة تحدد أيام عطلة نهاية الأسبوع وكيفية احتساب التأخير والخروج المبكر والبصمات الناقصة والأيام القصيرة والعمل الإضافي.
أين: الحضور › القاعدة. كل موظف يستخدم القاعدة Default ما لم تعطه قاعدة أخرى. راجع قواعد الحضور.
10. العطلات وأنواع الإجازات وأنواع العمل الخارجي
- الحضور › العطلة: العطلات الرسمية (اسم العطلة، تاريخ البدء، المدة). استخدم مجموعة هوليداي (مجموعة العطلات) إذا كانت لمجموعات الموظفين عطلات مختلفة.
- الحضور › نوع الإجازة: أنواع الإجازات (مثل الإجازة السنوية والإجازة المرضية)، ووحدتها وحدودها ورمزها في التقرير. أسماء الأنواع بيانات تُدخلها أنت، فتظهر باللغة التي كُتبت بها.
- الحضور › نوع في الهواء الطلق: أنواع العمل خارج المكتب (تفتيش، اجتماع، تدريب …). الاسم العربي في البرنامج ترجمة حرفية لـ «Outdoor Type» ومعناه «نوع العمل الخارجي».
التفاصيل: العطلات وأنواع الإجازات.
11. الموظفون
لماذا: يُحسب الحضور لكل موظف على حدة. سجل كل موظف يربطه بقسم ونوبة عمل وقاعدة ومجموعة عطلات ومنطقة.
أين: الموظف › الموظف › أضف، أو استيراد لعدد كبير دفعة واحدة.
الحقول المطلوبة: معرف الجهاز (الرقم الذي يستخدمه الموظف على الجهاز) والقسم. اختر نوبة العمل وقاعدة الموظف ومجموعة العطلات والمنطقة التي أنشأتها، وحدّد تاريخ بدء الحضور: الأيام التي قبله لا تُحتسب. راجع إضافة موظف.
12. إرسال الموظفين إلى الأجهزة وتسجيل البصمات
في جهاز › إدارة الجهاز استخدم صيانة الجهاز › إرسال الموظف إلى الجهاز ليعرف كل جهاز موظفيه، ثم سجّل البصمات أو الوجوه على الجهاز (أو استخدم تسجيل بصمة حسب الجهاز). راجع صيانة الجهاز.
13. الجداول
إذا لم تختر نوبة عمل لكل موظف، فأعطِ نوبات العمل للمجموعات من الحضور › جدول › أضف جدول زمني (أو انقل عددًا كبيرًا دفعة واحدة بزر تعيين نوبة العمل في صفحة نوبة العمل). راجع الجداول.
14. المعتمِدون والتنبيهات
- المعتمِدون: في الموظف › القسم حدّد الأقسام واختر عين معتمد. تذهب طلبات تلك الأقسام عندئذ إلى هذا المعتمِد؛ وإن لم يوجد يعتمدها مستخدم النظام.
- التنبيهات: أعِدّ البريد الإلكتروني (والرسائل القصيرة أو واتساب إن كنت تستخدمها) من نظام › Notification Settings، ثم فعّل القواعد التي تريدها. راجع التنبيهات.
15. الاختبار ببصمات حقيقية ومراجعة النتيجة
- اطلب من موظفَين أو ثلاثة البصم على الجهاز بضعة أيام.
- افتح الحضور › المعاملات وابحث عن بصماتهم.تعرض كل بصمة رقم الموظف والوقت والجهاز والمنطقة.
- افتح الحضور › تقرير الحضور، وحدّد الموظفين والتواريخ، واختر احسب، ثم اختر التقرير اليومي (Daily Attendance؛ أسماء التقارير في هذه الصفحة بالإنجليزية) واختر بحث.
- قارن رمز كل يوم بما حدث فعلًا. إذا كان هناك خطأ فاستخدم التحقيق في نتيجة خاطئة.
16. النسخ الاحتياطي، وكشف الرواتب إن كنت تستخدمه
- أنشئ أول نسخة احتياطية من نظام › دعم (هذا هو اسم صفحة النسخ الاحتياطي في الواجهة العربية، وهو ترجمة خاطئة لـ «Backup»)، واتفق مع فريق تقنية المعلومات على عدد مرات النسخ ونقل النسخ إلى مكان آخر. راجع النسخ الاحتياطي.
- لكشف الرواتب تابع إلى إعداد كشف الرواتب.